Trước buổi trao đổi với đơn vị thiết kế, bạn không cần biết lập trình. Điều cần chuẩn bị là thông tin đủ rõ để hai bên hiểu website sẽ phục vụ ai, người xem cần làm gì và doanh nghiệp sẽ quản lý trang như thế nào sau khi bàn giao.
1. Chọn một mục tiêu ưu tiên
Ví dụ, công ty cung cấp dịch vụ kế toán có thể muốn người đọc xem các gói dịch vụ rồi đặt lịch tư vấn. Cửa hàng bán lẻ lại cần khách tìm sản phẩm, xem tồn kho và đặt hàng. Nếu muốn cả hai, hãy thống nhất việc nào cần có ngay trong phiên bản đầu tiên.
2. Mô tả khách hàng sẽ sử dụng website
Hãy ghi ra hai hoặc ba tình huống cụ thể: khách tìm giá, khách xem hồ sơ năng lực hoặc khách cần hỗ trợ sau mua. Với mỗi tình huống, xác định nội dung cần xem và hành động cuối cùng, chẳng hạn gọi điện, gửi biểu mẫu hay mua hàng.
3. Gom nội dung và hình ảnh sẵn có
- Thông tin công ty, dịch vụ hoặc nhóm sản phẩm.
- Logo, màu thương hiệu và ảnh do doanh nghiệp có quyền sử dụng.
- Thông tin liên hệ, địa chỉ, thời gian làm việc và chính sách liên quan.
- Các câu hỏi khách thường hỏi nhân viên tư vấn.
Thiếu nội dung không có nghĩa là phải viết tạm những lời hứa chưa được kiểm chứng. Bạn có thể lên danh sách phần còn thiếu, người cung cấp và thời hạn gửi.
4. Phân biệt tính năng cần ngay và tính năng làm sau
Form liên hệ, chỉnh sửa dịch vụ và giao diện điện thoại thường là nhu cầu cơ bản. CRM, chương trình thành viên, tích hợp vận chuyển hay báo cáo tùy chỉnh có thể được xem xét riêng. Cách chia này giúp báo giá rõ phạm vi hơn.
5. Kiểm tra tài khoản và quyền sở hữu
Xác định ai đang quản lý tên miền, hosting, email công ty và tài khoản đo lường. Nếu dùng dịch vụ bên thứ ba, hãy ghi rõ ai cung cấp tài khoản, ai chịu phí duy trì và ai tiếp nhận khi bàn giao.
6. Thống nhất tiêu chí kiểm thử
Đừng chỉ nghiệm thu bằng ảnh chụp giao diện. Hãy thử gửi biểu mẫu trên điện thoại, kiểm tra email thông báo, quyền quản trị, tốc độ mở các trang quan trọng và khả năng khôi phục dữ liệu khi có lỗi. Tiêu chí cần được ghi vào phạm vi dự án.
7. Viết một bản brief dài một trang
Bản brief tối thiểu có thể gồm: Khách mục tiêu: chủ cửa hàng cần phần mềm bán hàng; mục tiêu: nhận yêu cầu xem demo; trang cần có: Trang chủ, tính năng, bảng giá, liên hệ; ưu tiên: dễ đọc trên mobile; đầu mối duyệt: người phụ trách marketing. Khi những dòng này rõ ràng, buổi làm việc đầu tiên sẽ tập trung hơn.
Nếu đang chuẩn bị website mới, bạn có thể xem thêm phạm vi thiết kế website và phần mềm trước khi gửi yêu cầu báo giá.